Comunicación, colaboración y coordinación

Por: Félix Londoño G.
Portafolio. Año 13 Número 2565. 13 de diciembre de 2006. Pp. 28.

(versión completa).

Las tecnologías de informática y comunicaciones (TICs), con esta denominación explícita, parecieran girar en torno a las dos funciones que denotan su nombre: informar y comunicar. En el contexto empresarial van mucho más allá. Resulta útil pensar que estas tecnologías sustentan la triada fundamental de la interacción comunicativa en una organización, y propongo nombrarla C3 dada la conveniente coincidencia de las iniciales que la componen: Comunicación, Colaboración y Coordinación. Estos, con o sin tecnología, son en últimas los tres pilares en que se sostiene el mundo de las organizaciones. Teniendo a mano la tecnología, y en especial la referida de las TICs, cabe preguntar ¿qué tan efectivamente han incorporado nuestras organizaciones su uso en torno a sus procesos fundacionales?

Metafóricamente podemos usar la figura de los pisos térmicos para analizar el asunto. En la base de la pirámide, o si se prefiere, de la montaña, ubicamos el nivel de la comunicación; en el punto medio el de la colaboración; y en la cúspide el de la coordinación.

Comunicar es informar, es hacer saber a alguien cierta cosa. Es el fundamento de la actividad conversacional. Desde el punto de vista tecnológico moderno el piso térmico de la comunicación es de gran actividad, en el se dan grandes flujos de información y cada vez a más altas velocidades. Además, ya tiene su historia de siglos. Desde el teléfono y el telégrafo, pasando por la radio y la televisión, hasta la revolución en que hoy nos encontramos inmersos con Internet, han sustentado y sustentarán el acto tan aparentemente elemental de la comunicación. En el día a día laboral, conversacional, nos sintonizamos con el diapasón de la tecnología. Alternamos entre actos comunicativos sincrónicos y asincrónicos. De la interacción cara a cara pasamos a la telefónica para terminar luego atrapados en el email y en el chat.

Colaborar, cooperar es obrar juntamente con otro u otros para lograr un mismo fin, en este caso, el que se haya plasmado en unos propósitos institucionales. Una simple mesa, en una sala de reuniones es un objeto que usualmente propicia el desarrollo de una sesión de trabajo colaborativo. En el contexto de las TICs ya se ha adoptado el término ‘tecnologías colaborativas’ para designar aquellas herramientas que facilitan, y en ocasiones refuerzan, las actividades de colaboración entre equipos de trabajo. El desarrollo de estas herramientas considera la existencia de un espacio de trabajo virtual enriquecido que puede ser compartido. Ejemplos de ello lo son una base de datos, un sistema de videoconferencia, o una pizarra virtual. Además de compartir el espacio como tal, usualmente se comparte información, y lo más importante, se propicia la creación colectiva de una comprensión, compromiso y empatía en torno a un determinado proyecto.

Coordinar es concertar recursos y esfuerzos para el logro de una acción común. En cualquier organización es un proceso del más alto nivel. Podría pensarse que los actos de coordinación son ante todo humanos. Sin embargo las ciencias de la coordinación hace ya un buen tiempo han anticipado el desarrollo de tecnologías que los soportan. En esencia se trata de sustentar la estructura de los procesos del negocio de manera articulada con los procesos de comunicación y colaboración. El resultado se manifiesta de múltiples maneras: planeación de acciones coordinada por una agenda virtual compartida, o por la activación regulada de una serie de eventos; enrutamiento sincronizado de plantillas que de manera articulada configuran flujos de trabajo regularizados; tareas estructuradas en una determinada secuencia y que responden a un conjunto predefinido de restricciones. No en vano el sustrato de la coordinación lo compone una adecuada amalgama de concertación, organización y armonización de acciones. Aunque en este nivel los avances, como lo ilustran casos fallidos en campos como el de la inteligencia artificial, han sido humanamente hablando mucho más retadores, ejemplos como los señalados muestran que también es posible la incursión de las TICs en la cumbre de la referida pirámide de tres estratos.

¿En qué medida la tecnología soporta cada uno de los tres niveles descritos? ¿En qué piso tecnológico y en qué grado de desarrollo se hallan nuestras empresas? Cada quien tiene su propio panorama pero sea cual sea vale la pena radiografiarlo. En últimas no podemos olvidar que la realidad empresarial se construye en las conversaciones del día a día que, como vimos, cada vez estarán más soportadas por esta triada de la Comunicación, la Colaboración y la Coordinación que caprichosamente hemos hecho confluir bajo la denominación de C3. Ah, y, además, no olvidemos que en últimas, con o sin tecnología, nos pagan por conversar pero que tal como están las cosas ganamos más haciendo el mejor uso de ella.