Memoria institucional

Por: Félix Londoño G., Director de Investigación y Docencia - Universidad EAFIT
Portafolio. Año 13 Número 2644. pp. 31. 15 de marzo de 2007.

Hoy día, en el contexto de la sociedad del conocimiento, son cada vez más frecuentes las conversaciones en torno al tema del manejo de los activos intelectuales de una empresa. Desde la marca, pasando por todo su know how, hasta llegar a las patentes y los secretos industriales, la pregunta se torna recurrente: ¿cómo atesorar los bienes intelectuales institucionales?

Lo primero es aprehender y dimensionar en todo su alcance el valor del acervo intelectual con el que cuenta la empresa: todo el conjunto de bienes culturales y de conocimiento que ha acumulado la compañía a lo largo de su existencia. Vinculado a este concepto surge la pregunta por la memoria institucional mediante la cual se hace acopio regular de este patrimonio en el orden de lo no material. No podemos olvidar que parte de este caudal intelectual corresponde al conocimiento de los empleados de la entidad que tal vez el día de mañana no hagan parte de ella; y lo peor, que tal vez se encuentren del lado de la competencia.

Igual que sucede con los seres humanos de manera individual, la memoria institucional o corporativa bien puede responder a varios modos de ordenamiento. En el día a día nuestras empresas usualmente funcionan sobre la base de una memoria operativa o de corto plazo, normalmente en torno a los procedimientos establecidos en la rutina laboral. Ante las grandes decisiones deberíamos poder echar mano de la memoria institucional de largo plazo, de ese acervo intelectual y de experiencias pasadas que se ha ido construyendo a lo largo de los años. A veces resulta más valioso el conocimiento sobre los fracasos del ayer que el deslumbre que destella de los casos de éxito del presente.

Muy diversos son los retos que acarrea el mantenimiento de una buena y confiable memoria institucional. Buena, de calidad, en cuanto a su completitud, si se considera la dificultad ya señalada, a saber, la de que buena parte del conocimiento lo poseen y crean los empleados, y confiabilidad que demanda sofisticados mecanismos para su mantenimiento. De igual manera hay que atender retos como el de seguridad. ¿Cuáles son los criterios para diferenciar la información de uso corriente de la reservada y confidencial, y de paso determinar las diversas formas de acceso restringido, si fuera del caso, a la misma?

Hablando de conocimiento, alguien decía que si no está escrito no existe; hoy tal vez sea más apropiado señalar, con todos los riesgos de volatilidad asociados, que si no está digitalizado no existe. Organizaciones de tanto renombre como la NASA han iniciado ambiciosos proyectos de construcción de su memoria corporativa haciendo uso de herramientas digitales sofisticadas en torno a ideas tan sencillas como las de los mapas conceptuales.

Se trata por lo tanto de darle el valor y el manejo apropiados a nuestros activos más valiosos, los constituidos a partir del acervo intelectual de nuestras empresas que se constituye en el patrimonio, caudal, legado y capital que sustenta cada vez más el futuro de las mismas.